Чеклист для команды бренда
Документы для промо-акции: что подготовить к согласованию
Начните с условий акции, затем соберите материалы, назначьте ответственных и согласуйте рабочие версии. Такой порядок помогает передать юристу и исполнителям один понятный набор решений вместо отдельных фрагментов переписки.
PromoPlatform готовит основу документов под промо. Юрист заказчика проверяет и дорабатывает их; утверждают и подписывают уполномоченные лица сторон. Ниже — организационный чеклист подготовки: он не является правовым заключением или универсальным перечнем документов для любой акции.
Зафиксируйте условия акции до подготовки текста
Документы должны описывать выбранную механику. До передачи на согласование соберите исходные условия в одной карточке:
- кто организует акцию, кто участвует в подготовке и кто принимает решения;
- где и в какой период проходит акция;
- какие товары, покупки или другие действия подходят для участия;
- что участник передаёт и как проверяется выполнение условия;
- за что начисляются баллы, билеты или право на награду;
- как устроены призовые периоды, спорные заявки и подведение итогов.
Удобный формат карточки: условие → принятое решение → согласующий → открытый вопрос. Нерешённое отмечайте явно. Например, «правило повторной загрузки чека не согласовано» полезнее, чем две рабочие версии с разными условиями.
Если конструкция ещё не выбрана, используйте сравнение промо-механик. Для покупательского входа посмотрите сценарий акции с чеком.
Соберите комплект исходных материалов
Следующая таблица помогает организовать передачу. Конкретный состав пакета зависит от механики и проверки юристом заказчика; это не утверждение о юридической достаточности перечисленного.
| Материал | Что должно быть известно | Кому передать на согласование |
|---|---|---|
| Описание условий и проект правил | Участники, действие, подтверждение, период, награды и исключения | Владелец механики и юрист заказчика |
| Схема данных и коммуникаций | Какие сведения нужны, для каких целей, кому доступны и как используются | Ответственные за данные и согласующие заказчика |
| Порядок работы с заявками | Критерии приёма, спорные ситуации и владелец решения | Команда запуска и назначенный ответственный |
| Описание фонда и передачи призов | Состав наград, исполнитель, порядок взаимодействия сторон | Владелец фонда и партнёр по исполнению |
| Рабочие версии и список вопросов | Какая версия актуальна, кто её проверяет и что ещё не решено | Все назначенные согласующие |
Передавайте материалы вместе со статусом вопросов. Если исходные условия меняются, проверьте связанные тексты, сценарий участия и инструкции исполнителям: они должны описывать одно решение.
Разделите подготовку, проверку и исполнение
До заказа запуска договоритесь не только о составе материалов, но и о действиях сторон.
| Действие | Сторона | Что подтверждаем для проекта |
|---|---|---|
| Подготовка основы документов | PromoPlatform | Состав основы и исходные условия механики |
| Проверка, доработка и подпись | Юрист заказчика | Финальную версию и порядок согласования |
| Закупка и вручение призов, налоговая часть | Партнёр на отдельно согласованных условиях | Состав обязанностей, передачу сведений и взаимодействие |
| Решения по механике и открытым вопросам | Назначенные заказчиком и исполнителями ответственные | Кто принимает решение и где его фиксирует |
PromoPlatform не оказывает услуги налогового агента. Условия партнёра по призам и налоговой части обсуждаются отдельно.
Если к проекту подключаются службы информационных технологий и информационной безопасности, закупки или финансы, определите предмет их согласования. Состав участников зависит от организации и проекта; автоматически включать одинаковый набор ролей в каждую акцию не требуется.
Отдельно проверьте данные участников и передачу призов
По данным обсудите цели сбора и использования, необходимые сведения, доступы, передачи между сторонами и последующие коммуникации. Если планируется следующая кампания, согласуйте её условия отдельно.
В описании PromoPlatform заявлен переход профилей, истории действий и согласий в следующую кампанию. Однако наличие профиля не означает разрешения на любой контакт: применимость согласий и условия использования данных нужно проверить под конкретную задачу.
По призам уточните, кто закупает и вручает награды, какие сведения получает исполнитель, как стороны подтверждают передачу и кому направляют спорный вопрос. Налоговые обязанности обсуждаются с партнёром и профильными согласующими. Этот чеклист не задаёт ставок, порогов, сроков или готовых правовых решений.
Чеклист готовности к передаче и запуску
Используйте три рабочих статуса: готово / на согласовании / нужен ответ. Для каждой строки укажите актуальную версию или решение, владельца и оставшуюся зависимость.
| Что проверить | Что должно быть видно команде |
|---|---|
| Механика | Одна согласованная версия условий участия и награждения |
| Материалы | Перечень исходников и ответственные за недостающее |
| Документы | Рабочие версии, юрист заказчика и статус финализации |
| Данные | Согласованные цели, доступы и вопросы для профильной проверки |
| Призы | Фонд, исполнитель и отдельно согласованные обязанности |
| Спорные заявки | Владелец решения и порядок передачи вопроса |
| Итоги | Какой отчёт нужен и кто согласует его состав |
Отметка «готово» служит для координации работы. Она не заменяет юридическую проверку и сама по себе не подтверждает отсутствие рисков. Для планирования последовательности используйте обратный календарь подготовки и уточните зависимости с ответственными.
Обсудим состав подготовки под вашу механику
Пришлите описание акции и список открытых вопросов: что уже утверждено, какие материалы есть и где нужна помощь с подготовкой. На этой основе обсудим механику, состав работ, модулей и смету под запуск.
В предложении PromoPlatform также заявлен ранний разбор механики: сценарии призового фонда и начислений, риски накруток и документы для подготовки. Его результат — расчёт и рабочая карта рисков для обсуждения решений до запуска.
Основа документов будет связана с условиями вашей акции; её финальная проверка и доработка остаются у юриста заказчика, подписание — у уполномоченных лиц сторон. Следующий шаг — согласовать предмет подготовки и обязанности сторон, а не получить автоматическое юридическое заключение.